Mobilní aplikace pro řízení nákladů za dopravu na misích pro Člověk v tísni, o.p.s.

Využití jednoduché mobilní aplikace pro řízení firemních logistických procesů po celém světě s online náhledem na všechny probíhající i realizované cesty.

Profil zákazníka

Člověk v tísni je nevládní nezisková organizace, která pomáhá lidem zasaženým válečnými krizemi, přírodními katastrofami i těm, kteří žijí dlouhodobě v chudobě. Zabývá se i dlouhodobými problémy jako je nedostupnost kvalitního vzdělání a zdravotní péče nebo degradací životního prostředí. Realizuje programy v ČR i v zahraničí.

Humanitární a rozvojová sekce působí ve dvaceti dvou zemích světa a v patnácti z nich má stálé pobočky. Každoročně realizuje projekty v objemu několika set milionů korun pro stovky tisíc lidí, žijících ve znevýhodněných oblastech světa.

Rok realizace 2019

Dlouhá léta jsme neměli efektivní nástroj na analýzu využívání vozového parku a souvisejících nákladů. Dříve jsme si mohli vybrat mezi hrubou automatickou analýzou výdajů z účetnictví, nebo detailnější manuální, vykoupenou hodinami a dny strávenými nad popsanými archy - s nejistým výsledkem. Dnes se můžeme z libovolného koutu světa podívat na detailní využití osobní i nákladní dopravy v zemích, kde pracujeme. Vidíme statistiky jednotlivých vozů i řidičů, množství ujetých kilometrů, spotřebu paliva i množství dalších indikátorů. Řidiči i manažeři logistiky jsou nadšení z jednotného, přehledného a moderního systému a my se konečně můžeme zaměřit na řešení jiných problémů, než luštění nečitelného rukopisu z papírové knihy jízd.

David Mastný

Logistik centrálního logistického oddělení ČvT v Praze

Výchozí situace a cíle projektu

Člověk v tísni, o.p.s. na organizovaných misích využívá na celém světě pro přepravu lidí a materiálů několik druhů dopravních prostředků. Nad všemi druhy náklady hlídala, monitorovala a vyhodnocovala převáženě podle tištěných Excel tabulek. Ty procházely písemným schválením a poté se opět analyzovaly v Excelu. Zpoždění hodnocení a jeho administrativní náročnost nevyhovovaly potřebám auditu ani řízení.

Hlavním cílem projektu bylo získání KPI pro flotilu vozidel na jednotlivých misích, vyhodnocování a následné zajištění dopravy v rámci logistického centra v Praze. Z hlediska controllingu a archivace bylo cílem zajistit okamžitou dostupnost všech podkladů a jejich správnost pro vyhodnocení a řízení. Jedním ze sekundárních cílů byl také záměr technologického pokroku a vize překlopení co největšího množství potřebné administrativy z papírové formy do elektronické.

Přínosy

  • Využití moderní mobilní aplikace pro řízení firemních logistických procesů po celém světě.
  • Okamžitý online náhled na všechny probíhající i realizované cesty na všech misích.
  • Audit může probíhat okamžitě nad reálnými daty na jednom místě.
  • Logistika hlídá četnost oprav a může tak předcházet vznikání vícenákladů a podvodů při servisu na celém světě, kde jsou cesty uskutečňovány.
  • K dispozici je podrobný náhled nákladů na zajištění cest - dopravní prostředky, lidé, PHM, nutný servis, včetně detailní analýzy za konkrétní cesty.
  • Aplikace podporuje více než 15 jazykových mutací.

Popis řešení

Vytvořená aplikace „LOGBOOK“ je určena pro všechna mobilní zařízení s operačním softwarem Android (verze 5 a vyšší) a slouží jako vstupní a sběrné zařízení v osobní a materiálové přepravě. Aplikace slouží ke stejnému účelu jako papírový deník jízd, ale systematicky shromažďuje data v elektronické podobě, aby umožnila podrobnou analýzu využití vozového parku.

Aplikace nabízí dvě základní funkce. Pomocí první z nich uživatelé zadávají podrobnosti o samotné jízdě. Aplikace pomáhá rychle vložit datum a čas ve sjednoceném formátu, počítá celkový počet najetých kilometrů ze zadaných hodnot, nabízí záznam nehod a soukromých jízd. Záznam je také vždy spojen s určitým projektem a elektronicky podepsán, aby byla zajištěna úplná transparentnost využívání finančních prostředků. Druhá funkce zajišťuje evidenci všech plateb souvisejících s provozem vozidel (nájemné, poplatky, opravy, palivo, čištění). Uživatel má tedy ucelený a spolehlivý přehled o jednotlivých výdajích za vozidla včetně možnosti monitoringu údržby.

LOGBOOK pracuje off-line a v zařízení nepotřebuje ani SIM kartu. Jednou za určité období je potřeba udělat synchronizaci aplikace s kancelářskou (nebo jinou) Wi-Fi, aby se odeslaly aktuální záznamy do databáze. Aplikace podporuje více než 15 jazykových mutací, a proto s ní na misích je schopen pracovat každý řidič!

Správa jízd a řízení nákladů jsou zajištěny v osvědčeném softwaru Microsoft Dynamics NAV (Navision), který umožňuje správci vozového parku zadávat číselníky, kontrolovat, opravovat a schvalovat každý jednotlivý záznam a spravovat tak údaje o vozovém parku a jízdách. Veškerá data o jízdách jsou opět přenášena do NAV, kde následně procházejí procesem třídění, schvalování, účtování a archivace. Ostatní uživatelé NAV mají také přístup k deníkům jízd pro každé vozidlo flotily, což zvyšuje rychlost toku informací a snižuje administrativu a množství tištěných papírů.

Všechna data se shromažďují do jedné databáze. Díky tomu jsou klíčové ukazatele výkonnosti vozového parku automaticky počítány a prezentovány v jediném souboru s uživatelsky přívětivou formou, bez jakékoli další práce.

Použité technologie

  • Microsoft Dynamics NAV
  • BI Microsoft SQL
  • Zabezpečení pomocí certifikátů
Zájem ?