Kancelář třetího tisíciletí díky hybridnímu cloudu pro Českomoravskou distribuci s.r.o.

Díky hybridnímu cloud řešení došlo k zjednodušení pracovních postupů zaměstnanců zákazníka, kteří mají k dispozici jasnou metodiku práce s firemní elektronickou komunikací, uchováváním a zpracováním dokumentů. 

Profil zákazníka

Společnost Českomoravská distribuce, která je součástí energetické divize skupiny UNICAPITAL je významným distributorem elektrické energie a plynu v České republice. Primárně se zaměřuje na distribuční soustavy, které zásobují energií tisíce odběrných míst. V distribuci má nyní přes 3 500 stálých odběratelů energie a jejich počet plánuje zdvojnásobit.

Realizace 2017

V naší firmě došlo k zjednodušení pracovních postupů našich zaměstnanců, kteří mají k dispozici jasnou metodiku práce s firemní elektronickou komunikací, uchováváním a zpracováním dokumentů. Jsem rád, že je možné toto řešení snadno rozšiřovat na nově akvírované společnosti a nové zaměstnance. Vysoká míra bezpečnosti, odolnost proti lidské chybě, cílenému poškození, neoprávněnému užití jsou další atributy, které si na zvoleném řešení velmi cením.

Tomáš Novák

Ředitel společnosti

Výchozí situace a cíle projektu

Českomoravská distribuce s.r.o. je licencovaným distributorem elektrické energie a zemního plynu. Jako malá, pružná a inovativní organizace se zázemím investiční skupiny UNICAPITAL nabízí stávajícím i novým zákazníkům profesionální a rychlá řešení šitá na míru. Při diskusi o novém IT řešení přišla společnost s jasným požadavkem na minimální vlastnictví, bezpečnost, jednoduchost a snadnou, téměř neomezenou, rozšiřitelnost, a to především z pohledu počtu uživatelů a úložné kapacity.

Formou konzultací specialistů na danou problematiku bylo postupně navrženo několik IT řešení, které byly nakonec sjednoceny v kombinaci prostředí lokálního cloud datacentra AC CLOUD (využívající platformy Microsoft Azure) a Microsoft Office 365 rozšířeného o document management systém v SharePonit Online, projektové vedení zakázek v Microsoft Project Online, kdy v obou případech byla vytvořená jednoduchá workflow kopírující procesy zákazníka. Pro uživatele zákazníka se stal jednotnou komunikační platformou Microsoft Outlook, Skype pro firmy, dokumentové úložiště postavené na Sharepoint Online a projektový web postavený na platformě Project.

Klíčové je verzování, vyhledávání nad všemi platformami v rámci všech dokumentů a webů, integrace mezi všemi produkty a jednotná identita napříč všemi systémy včetně řízení přístupu zařízení a uživatelů.

Přínosy

  • Bezpečná komunikace
  • Jednotné verze produktů, především sjednocení verzí Office
  • Řízení projektů a projektové workflow, procesní řízení
  • Řízení a správa dokumentů, dokumentové workflow
  • Jednotné dokumentové úložiště pro všechny platformy (Sharepoint, Project, OneDrive, OneNote) a také jako náhrada běžného sdílení souborů prostřednictvím adresářové a souborové struktury
  • Jednotná identita uživatele a zařízení napříč všemi systémy (Single sign ON)
  • Spolupráce nad dokumenty, spolupráce s externími subjekty nad dokumenty a prostřednictvím komunikační platformy Skype for Business.
  • Bezpečnost – řízení pomocí skupinových doménových politik a zásad, správa hesel, správa mobilních zařízení.
  • Zálohování
  • Uživatelská přívětivost

Popis řešení

Díky jednotné identitě napříč všemi systémy nemusí uživatel po přihlášení do klientského zařízení již dále vyplňovat přihlašovací údaje, zároveň je možné efektivně přístup do všech systémů zablokovat na jednom místě. Všichni uživatelé díky plné integraci nyní využívají klientské licence Office 365 Enterprise E3 a tím je klientům také umožněna plnohodnotná práce v rámci produktů Office (Word, Excel, Outlook) i bez připojení k internetu. V primárních lokalitách je zajištěn přístup k uživatelským datům a ověření přes privátní hardwarovou VPN, mimo lokality pak pomocí HTTPS protokolu napřímo a ověřením vůči tenantu Office 365.

Sdílení dat v rámci dokumentové knihovny je umožněno i externím partnerům a zákazníkům pomocí omezeného přístupu k danému dokumentu, či do dané oblasti v rámci dokumentové knihovny. Pro interní uživatele je zajištěna možnost plné kooperace nad dokumenty. Sami uživatelé mají možnost řídit úroveň oprávnění, tam kde jsou vlastníky webu, dokumentu atp. V rámci firemní komunikace je využíván především e-mail a Skype pro firmy, kde je využíván především pro vnitropodnikové porady vzdálených lokalit, ale i jako nástroj pro komunikaci s externími partnery a zákazníky. Uživatelé dále využívají pro zálohu a sdílení lokálních rozpracovaných dokumentů osobní OneDrive pro firmy.

AUTOCONT je integračním partnerem zákazníka v oblasti IT, který naslouchá a pomáhá přenášet a realizovat požadavky, firemní procesy a myšlenky zákazníka do již vybudovaného, ale i nově budovaného řešení. Konzultanti AUTOCONTu v daném případě museli pochopit a porozumět vnitřnímu fungování a procesům zákazníka, až do úrovně jeho obchodu. Klíčovým úspěchem byla jednoduchost řešení z uživatelského pohledu a tím i snadné a rychlé započetí užívání, stejné prostředí všech produktů a jejich neustálá aktualizace, kompletní přesun papírové kanceláře do online řešení, DMS systém, projektový web, workflow nad DMS a Project, sjednocená platforma a široké možnosti kooperace nad dokumenty a to jak mezi interními uživateli, tak se zákazníky a partnery. Vybudované řešení je velmi flexibilní, co do počtu uživatelů a připojených míst, prakticky neexistuje žádné omezení. Jednoznačný je odklon od vlastnictví hw a sw, vše je řešeno formou pronájmu výpočetního výkonu, licencí.

Použité technologie

  • Windows 7
  • Windows 10
  • Windows Server
  • Office 2016
  • Office 365
  • Azure
  • Sharepoint Online
  • Project Online
  • OneNote
  • Skype pro firmy
Zájem ?