Elektronizace zpracování faktur pro AT Computers a.s.

Navržené řešení pomohlo zákazníkovi zefektivnit způsob zpracování faktur. Řešení spočívá v digitalizaci dokumentů, vytěžování hlavičkových údajů, automatizaci procesu schvalování dokumentů a přenosu do ekonomického systému.

Profil zákazníka

AT Computers je největším českým distributorem zboží a služeb v oblasti výpočetní techniky a telekomunikací. Roční tržby společnosti se pohybují kolem 21 miliard Kč. Společnost působí také na Slovensku prostřednictvím sesterské firmy AT Computer. Je součástí polské skupiny AB, která je kótována na varšavské burze. Tato skupina tvoří největší distribuční holding středoevropského regionu, který svou velikostí a obratem paří mezi desítku největších firem v Evropě.

Realizace 2015

Navržené řešení od společnosti AutoCont nám pomohlo zefektivnit způsob zpracování faktur. Řešení spočívá v digitalizaci dokumentů, vytěžování hlavičkových údajů, automatizaci procesu schvalování dokumentů a jejich následného přenosu do našeho ekonomického systému.

Rostislav Vybíral

Člen představenstva

Výchozí situace a cíle projektu

Přínosy

  • Automatizace procesu
  • Zkrácení doby pro zpracování dokumentů
  • Zvýšení kvality vstupních dat
  • Jednotný proces zpracování dokumentů
  • Větší dostupnost digitalizovaných dokumentů a vytěžených metadat

Popis řešení

Do společnosti AT Computers byla implementována digitalizační linka pro převod papírových dokumentů do elektronické podoby. Zároveň bylo zajištěno automatizované zpracování faktur přijatých e-maily. Jedním z velkých přínosů digitalizační technologie je forma licencování na uživatele, čímž je umožněno její využití pro libovolné množství a typy zpracovaných dokumentů a to bez dodatečných licenčních nákladů. Digitalizační pracoviště umožňuje vytěžování hlavičkových údajů faktur, které jsou spolu s elektronickým dokumentem ukládány do prostředí MS SharePoint, kde je implementován schvalovací proces. Data o fakturách jsou zasílána do ekonomického systému společnosti MS Dynamics Navision, čímž je eliminováno manuální zadávání dat.

Digitalizace dokumentů

Digitalizační linka je založená na technologii IBM Datacap. Dokumenty určené ke skenování jsou doručeny na skenovací pracoviště. Obsluha pracoviště před skenováním provede kroky, které jsou nezbytné pro bezproblémové skenování dokumentů (odstranění sponek, kontrola posloupnosti dokumentů atd.). Připravené dokumenty jsou vloženy do skeneru a prostřednictvím uživatelského rozhraní skeneru jsou dávky dokumentů naskenovány do systému. Dávky dokumentů se zařadí do fronty pro automatické rozpoznání a zpracování. IBM Datacap převezme dávku, která je první ve frontě a v rámci rozpoznání dokumentu provede proces identifikace, vytěžení a validace oproti stanoveným validačním pravidlům a databázi IČ. Následně dochází k exportu do úložiště MS SharePoint. Životní cyklus papírových originálů se pak řídí spisovým a skartačním řádem společnosti.

Použité technologie

  • IBM Datacap
  • MS SharePoint
  • Nintex Workflow
Zájem ?