Digitalizace dodavatelských faktur pro CPI Services, a.s.

Zákazníkovi jsme vyřešili problematiku narůstajícího počtu papírových dokumentů pomocí digitalizačního řešení. Dodané řešení pokrývá celý životní cyklus dokumentu od jeho naskenování až po samotné uložení.

Profil zákazníka

CPI Services, a.s. je členem skupiny Czech Property Group, která patří k nejvýznamnějším realitním skupinám zaměřující se na dlouhodobé investice a pronájmy nemovitostí ve střední Evropě. Skupina spravuje majetek v hodnotě téměř 4,2 miliardy EUR. Portfolio nabízených služeb CPI Services pokrývá tyto oblasti: zprostředkování spotřebitelského úvěru, ostraha majetku a osob, vedení účetnictví, daňová evidence, pronájem nemovitostí.

Realizace 2017

Společnost AUTOCONT nám pomohla vyřešit problém s narůstajícím počtem papírových dokumentů, konkrétně dodavatelských faktur. Digitalizační řešení je vhodným způsobem, jak efektivně vytěžit data a následně je zpracovat a ukládat do dalších systémů.

Tomáš Novotný

CIO

Výchozí situace a cíle projektu

Přínosy

  • Automatizace procesu
  • Zkrácení doby pro zpracování dokumentů, nižší personální náklady
  • Zvýšení kvality vstupních dat
  • Jednotný proces zpracování dokumentů
  • Lepší dostupnost digitalizovaných a vytěžených metadat

Popis řešení

Pokud společnosti chtějí v dnešní době získat konkurenční výhodu nad svými soupeři, je nezbytné zajistit efektivní řízení a správu firemních procesů a dokumentů. Snadné zpracování dokumentů, přehledná evidence a dohledatelnost se stávají klíčem k dobře odvedené práci.

Ve společnosti CPI Services, a.s. vyřešili problematiku narůstajícího počtu papírových dokumentů pomocí digitalizačního řešení. Dodané řešení pokrývá celý životní cyklus dokumentu od jeho naskenování až po samotné uložení. Díky sofistikovaným technologiím je možné zpracovat velké množství papírových dokumentů (faktur/dodacích listů) a přehledně je evidovat a dohledat. Řešení sestává z dvou navzájem propojených dílčích celků s vazbou na stávající systémy:

  • Digitalizační linka - digitalizace a automatické vytěžování přijatých faktur.
  • Portálové prostředí Microsoft SharePoint 2013, na které jsou vytěžená data exportována

Proces zpracování dokumentů

  • Doručení dokumentů na skenovací pracoviště - vložení do skeneru a naskenování
  • Archivace/skartace papírových dokumentů; verifikace vytěžených dat
  • Automatické rozpoznání a zpracování dokumentů pomocí technologie IBM Datacap, export do PDF, uložení do MS SharePoint
  • Automatické stažení veškerých příloh pomocí AC Importéru
  • Import do systému

MS SharePoint 2013

Součástí řešení byla dodávka a konfigurace integračního modulu MS SharePoint 2013. Přínosem plynoucím z nasazení Microsoft SharePoint 2013 je zejména snadný přístup k informacím, odstranění duplicit, integrace s ostatními aplikacemi, možnost vytváření webů, další možný rozvoj řešení. V rámci dodávky došlo k doplnění SharePointu o komponent Nintex WorkFlow 2013. Toto grafické rozhraní slouží k vlastnímu modelování procesů, vytváření pracovních postupů a pokročilých schvalovacích procesů.

Použité technologie

  • IBM Datacap
  • AutoCont Importer
  • MS SharePoint
  • MS Dynamics AX
  • 02STA
Zájem ?