Biometrické podepisování na prodejně i v terénu pro GIENGER spol. s.r.o.

Řešení odstranilo nutnost skenování a archivace papírových dodacích listů. Slouží jak na provozovnách, tak ve formě mobilní aplikace, také řidičům zajišťujícím rozvoz zboží v terénu.

Profil zákazníka

GIENGER spol. s.r.o. je součástí evropské obchodní GC SKUPINY, jejíž aktivity jsou zaměřeny na velkoobchodní činnost v oboru TZB - topení, sanita, instalace, klimatizace, větrání, elektro a inženýrské sítě. Společnost GIENGER spol. s.r.o. je profesionálním partnerem montážních a řemeslných firem oboru TZB. Tato spolupráce a její rozvoj zaručuje společný úspěch a násobí sílu profesionality. Miliony dodaných a odborně zamontovaných výrobků a spokojenost konečných spotřebitelů jsou toho svědectvím.

Rok realizace 2017

Prostřednictvím řešení od společnosti AutoCont se nám podařilo implementovat biometrické podepisování do našich procesů, a to rovněž s využitím mobilních technologií. Získali jsme tím moderní nástroj, díky němuž nyní můžeme pracovat ještě lépe, efektivněji a také úsporněji. Ve společnosti AutoCont vidíme spolehlivého partnera, na kterého se znovu rádi obrátíme

Mgr. David Král

Vedoucí informatiky GC Holding

Výchozí situace a cíle projektu

Odstranění skenování a archivace papírových dodacích listů díky plně elektronickému zpracování dodacích listů v prostředí úspěšné velkoobchodní společnosti, to byla hlavní výzva, před kterou stála společnost AutoCont, která může svým zákazníkům nabídnout rozsáhlé zkušenosti v oblasti digitalizace procesů a zavádění mobilních technologií. AutoCont pomohl společnosti GIENGER spol. s.r.o. naplnit její cíle prostřednictvím komplexního řešení pro biometrické podepisování dodacích listů. Nové řešení slouží jak na provozovnách, tak ve formě mobilní aplikace také řidičům zajišťujícím rozvoz zboží v terénu.

Přínosy

  • Odstranění dvou oblastí papírové agendy
  • Zjednodušení procesů
  • Snížení výdajů na archivaci a manipulaci s písemnostmi
  • Zefektivnění procesu vymáhání pohledávek
  • Zrychlení a zefektivnění procesu řešení neshod
  • Tvorba opravných dokladů přímo v terénu
  • Průkaznost biometrického podpisu i v případném soudním řízení
  • Vysoká míra zabezpečení dat v mobilním zařízení
  • Automatizace přenosu dat do systémem ERP

Popis řešení

Biometrické řešení pro společnosti GC skupiny v České republice a na Slovensku lze rozdělit do dvou částí - Pokladny a Závoz. Řešení Pokladny umožňuje zjednodušit proces zpracování dokladů díky elektronizaci podpisu dodacích listů zákazníky na odběrných místech. Zákazník svůj podpis k odsouhlasenému dodacímu listu připojí podpisem na podpisové podložce. Řešení Závoz umožňuje řidiči mít s sebou elektronický seznam dodacích listů pro rozvoz zboží. Biometrické podepsání dodacích listů je možné jak online, tak off-line. Je tedy možné podepsat dokumenty kdykoliv v terénu.

Inovovaný proces podpisu dodacího listu se skládá z pěti kroků:

  • Volba dodacího listu k podpisu
  • Zobrazení dodacího listu před podpisem
  • Podepsání dodacího listu přebírajícím
  • Uložení dodacího listu v centrálním uložišti
  • Volitelné odeslání dodacího listu zákazníkovi

Pracovník obsluhující odběratele vybere dodací list. Zákazník má možnost si doklad před podpisem prohlédnout a zkontrolovat. Po podepsání dokladu na podpisové podložce nebo v mobilním zařízení vznikne elektronický dokument ve formátu PDF, k němuž jsou připojeny časové údaje a grafické zobrazení sejmutého podpisu. Dokument je automaticky uložen do centrálního úložiště ERP systému. Ze zpracovaného dokumentu lze vytěžit potřebná data pro následné zpracování v ERP systému. Zákazníci mají možnost si podepsané dodací listy nechat posílat e-mailem. To jim usnadňuje sledování plnění objednávek dodavatelem. Uložení podepsaných dodacích listů do centrálního úložiště zabezpečuje okamžitou dostupnost dokumentů. Zákazníci GC skupiny mají možnost elektronicky podepsaný dodací list uložený v centrálním úložišti ihned zobrazit v archivu dokumentů prostřednictvím e-shopu.

Na zařízeních používaných k podepisování běží aplikace SignoSign, kterou volá ERP systém nebo mobilní aplikace. Technologie SignoSign umožňuje sběr biometrických podpisů na různých typech zařízení. Specifikem projektu pro GC skupinu bylo to, že počítače a tencí klienti v GC skupině jsou připojeni k ERP systému přes Citrix farmu. Technologie SignoSign běží také na platformách Android a Apple. AutoCont v rámci projektu dodal společnosti GIENGER spol. s r.o. také řešení pro správu mobilních zařízení - Samsung KNOX a AirWatch od firmy VMware.

Mobilní aplikace pro část Závoz byla AutoContem vyvinuta pro GC skupinu na zakázku. Aplikace poskytuje řidiči všechny potřebné informace, které potřebuje pro rozvoz a předání zboží. Řidič má k dispozici naplánovanou trasu, přehled dodacích listů pro jednotlivé zastávky na trase, kontaktní informace k předání zboží. Může si zobrazit umístění příští zastávky v mapě. V případě zjištění neshody při předání zboží může přímo v aplikaci vytvořit a se zákazníkem podepsat opravný doklad. K němu lze připojit mobilním zařízením pořízenou fotodokumentaci. To se hodí například při nekompletní dodávce či poškození zboží. To velmi usnadňuje následné řešení neshod. Výměna dat s mobilními zařízeními je uskutečněna přes komunikační server, který je další součástí řešení vytvořenou společností AutoCont na míru pro potřeby GC skupiny. Díky přenosu dat mobilní sítí mohou dispečeři GC skupiny sledovat průběh plnění závozu zboží v reálném čase.

Použité technologie

  • Signotec SignoSign
  • Signotec SignoSignMobile Android (mobilní aplikace)
  • Tablety Samsung
  • Samsung Knox
  • VMware AirWatch
Zájem ?