Zrychlete firemní procesy díky podnikovým aplikacím s Microsoft PowerApps

Dostupnost kdykoliv a odkudkoliv

Aktuální turbulentní prostředí s sebou přináší tlak na zrychlení a „nepapírovou podobu“ interních procesů. Společnosti se dostávají do situace, kdy zavedené postupy „tužka - papír - kuchyňka - mail“ zastarávají a jsou pro zaměstnance frustrující. Aby byly podniky schopné pružně reagovat na tuto situaci, jsou nuceny zaměřit se na automatizaci běžných administrativních úkonů a na zrychlení a zpřehlednění schvalovacích procesů.

Používání mobilních zařízení již několik let raketově roste. Jejich využití pro každodenní firemní procesy a administrativu je ale stále tak trochu v plenkách. Má to vícero důvodů. Mezi ty, se kterými se setkáváme nejčastěji, patří obavy o bezpečnost citlivých firemních dat na zařízeních mimo striktní firemní kontrolu, nízká priorita běžných administrativních nebo backoffice procesů a někdy také strach z cloudu. Díky AUTOCONT aplikacím postavených na Microsoft PowerApps se do větší mobility postupů vaší organizace můžete směle pustit. Maximalizujte efektivitu vynaloženého času zaměstnanců, urychlete nutnou administrativu a současně snižte chybovost.

AUTOCONT vyvinul aplikace s ohledem na potřeby svých zákazníků

Vyšší efektivita, pružnější procesy a dosažení vyšší produktivity jsou hlavní důvody, proč se AUTOCONT zabývá vývojem progresivních cloudových aplikací. Díky zkušenostem z mnoha projektů, v různých odvětvích vytváříme přehledná podniková řešení, která v sobě zahrnují procesní know-how a přináší zvýšení efektivity. Jde zejména o aplikace pro výrobní, nákupní, finanční nebo administrativní činnosti organizace.

Všechna řešení stavíme na nejnovějších trendech podnikových systémů. Díky využití Microsoft PowerApps je pak možné řešení snadno rozšířit a automatizovat další pracovní postupy, případně je doplnit dalšími nástroji Microsoft Office 365 a Microsoft Dynamics 365. 

Firemní pošta pod dohledem díky aplikaci ACtive Recepce

Jak efektivně řešit distribuci přijaté a odeslané pošty z několika recepcí v různých lokalitách? A to nejen teď, v době, kdy většina zaměstnanců není každý den osobně v kanceláři? Odpověď nabízí naše aplikace, která řeší administrativní provoz recepce, ale i komunikaci s osobou, které je pošta adresována.

Společnost s jednou nebo více recepcemi dokáže přehledně a včas distribuovat listovou i balíkovou korespondenci příjemcům a mít nad tím plnou kontrolu. Aplikace ACtive Recepce zajišťuje činnosti a kontrolu nad doručenou a odeslanou firemní poštou i nad datovou schránkou. Můžete sledovat stav převzetí jednotlivých zásilek nebo hromadně informovat příjemce o doručení nové pošty. A to vše bez ohledu na počet recepcí, recepčních a jejich případný směnný provoz.

Část aplikace pro recepční funguje na principu podatelny na počítači nebo tabletu. Doručená pošta je zaevidována do aplikace s informacemi, pro koho je určena, kdo ji odeslal, případně, zda je nutné ji převzít proti podpisu. Recepční pak odešle příjemci notifikační zprávu s výzvou k vyzvednutí. Adresáta okamžitě o nové poště informuje notifikace z mobilní aplikace, přes kterou může odpovědět recepční nebo rovnou potvrdit převzetí, pokud je přiložen scan zásilky. Tak se mohou příjemce a recepční domluvit na přeposlání, odložení na stůl nebo vrácení odesílateli v případě, že se jedná o nevyžádanou zásilku. V případě distribuce zpráv z datové schránky je pošta vložena jako příloha a aplikace samozřejmě respektuje nastavení oprávnění jednotlivých zaměstnanců, kteří na tyto zprávy mohou nahlížet. Stejně přehledná je i agenda pošty, kterou chtějí zaměstnanci přes recepce odeslat. Recepční zaeviduje požadavek na odeslání a zaměstnanec je pak informován o stavu vyřízení jeho požadavku.

Komunikace a všechny informace jsou uchovávané u konkrétní zásilky, díky čemu je předávání agendy mezi recepčními snadné a nic se neztratí. Aplikace přináší recepčním užitečného pomocníka při denním řešení evidence pošty a její distribuci, snižuje administrativní zatížení spojené s informováním adresátů a v neposlední ředě přispívá k eliminaci zbytečného přeposílání po pobočkách společnosti.

Progresivní zrychlení organizace pomocí aplikace ACtive Workflow

Potřebujete chytré řešení pro rychlé a adresné schvalování objednávek, smluv, faktur či jiných firemních dokladů? A to včetně napojení na rozpočty oddělení, týmů nebo projektů i včetně kontroly jejich čerpání? Zdá se být nemožné, chtít tohle vše dělat v mobilní aplikaci? Mnoho otázek a jedna odpověď, kterou je aplikace ACtive Workflow, která umožní zautomatizovat interní oběh dokumentů organizace. Získejte aplikaci, která urychluje celý proces díky přístupu z mobilních zařízení i počítačů, snižuje chybovost a hlídá vám náklady.

Trápí vás otázky typu, kde je ta smlouva či kolik faktur k ní ještě bude? Nebo je ta faktura již schválená pro platbu a nepřečerpali jsme rozpočet? Zjednodušte si to. Řešte vše automatizovaně, inteligentně a hlavně bezpečně. Poskytněte vašim zaměstnancům aplikaci pro usnadnění celého schvalovacího procesu. A to vše s automatickým párováním na rozpočet, díky čemuž bude vše adresné a pod kontrolou. Snadno tak zjistíte, které faktury patří, ke kterým smlouvám a objednávkám. Nikdy se vám dokumenty neztratí a přístup k nim budou mít pouze ti, kteří mají oprávnění. Na jedno kliknutí získáte přehled o aktuálním čerpání rozpočtu a o jeho výhledu na základě plánovaných objednávek, plynoucích ze smluv pro konkrétní oddělení nebo celou společnost.

O každé změně stavu nad dokumenty je odpovědný zaměstnanec okamžitě informován notifikací, a tak nikdy nedojde k prodlevám ve schválení kvůli špatné informovanosti. Samotné schválení nebo vrácení dokumentu může provést uživatel přímo z mobilu kdykoliv a odkudkoliv. Aplikaci je možné napojit na moderní ERP systémy v oblasti seznamu dodavatelů, rozpočtů, objednávek, smluv a faktur a procesy ještě více automatizovat. Systém může ale fungovat plnohodnotně i bez tohoto napojení, rozpočet jednoduše importujete do aplikace a čerpání budete mít i tak pod dohledem.

Proces a průběh schvalování v aplikaci je možné rychle upravit tak, aby vyhovoval dané společnosti, s možností úprav číselníků, dodavatelů, schvalovatelů a dalších parametrů. A to i pro více společností v rámci skupiny. Díky možnostem nastavení nejsou ani specifické schvalovací procesy žádnou překážkou.

Podniková řešení s vysokými přínosy a nízkými náklady

Proč jsou tyto, ale i další aplikace AUTOCONT na platformě Microsoft PowerApps tak geniální?

• Jsou vytvořeny na základě reálných potřeb společností pro danou oblast a proces.
• Přináší možnost snadného rozšíření, a tedy budou růst spolu s vaším podnikáním.
• Je snadné je upravit a škálovat tak, aby odpovídaly přesným požadavkům a aktuální situaci.
• Jejich nasazení do reálného využívání ve firmě není proces několika měsíců, ale dní.
• Jsou zabezpečené díky platformě Microsoft PowerApps.

Kolik takové aplikace stojí? Pořízení zmiňovaných aplikací nijak zásadně nezatíží váš rozpočet. Samotný nákup a implementace se pohybuje v řádech desetitisíců a měsíční provoz vás mile překvapí. Pokud využíváte jakoukoliv Business edici Microsoft 365, tzn. Basic, Standard či Premium anebo Enterprise edici Microsoft 365 E3 či E5, měsíční provoz vás nebude stát nic navíc! Zmíněné edice Microsoft 365 totiž obsahují potřebné nástroje SharePoint a PowerApps, proto chytré aplikace můžete začít využívat okamžitě.

Kontaktujte AC specialistu

Chcete zjistit o možnostech využití aplikací na podporu podnikové efektivity a produktivity více? Zaujaly vás možnosti Microsoft PowerApps nebo už podobné aplikace využíváte, ale chcete je více rozvinout? Kontaktujte AC specialistku pro tuto oblast na emailu lucia.vavrincikova@autocont.cz.