Správa a řízení dokumentů (DMS)

Pomáháme zákazníkům snadno a přehledně pracovat s dokumenty a šetřit čas. Umožňujeme naplňovat princip elektronického oběhu dokumentů díky podpoře procesů a workflow v souladu s legislativou a za pomoci řešení na podporu důvěryhodného ukládání.

Díky nabízeným řešením získávají společnosti kontrolu nad dokumenty a mohou ji využít pro podporu podnikání a výkonu klíčových činností. Zákazníci v této oblasti jsou z řad korporací a velkých organizací státní nebo veřejné správy či středních společností.

Řízená dokumentace

Řízená dokumentace je nástroj pro správu dokumentů typu smlouva, norma a nařízení apod., kde dochází k řízenému procesu tvorby a následnému řízení životního cyklu. Aplikace je určena pro prostředí Microsoft SharePoint Server, kde využívá funkcionality dokumentových setů. Prostředí SharePoint zajišťuje velmi těsně přímou integraci s aplikacemi Microsoft Office (2007+) a umožňuje provádět standardní operace jako je např. připomínkování dokumentu s následným vypořádáním těchto připomínek pomocí známého prostředí office aplikací.

Aplikace disponuje mnoha funkcemi jako např.: schvalování dokumentu, definice přístupů na základě rolí uživatelů v systému (správce dokumentu, připomínkovatele, manažer kvality, schvalovatel apod.), prodloužení platnosti, nahrazení dokumentu jiným, ukončení platnosti apod.

Naše řešení umožňuje procesy nastavovat i měnit snadno a intuitivně pomocí grafického skládání jednotlivých aktivit za sebou.

Řízení smluv

Řízení oběhu smluv, jejich připomínkování a schvalování patří mezi nejčastěji řešené oblasti pro naše zákazníky napříč tržními vertikálami.

Naše společnost disponuje hotovým řešením pro podporu automatizace vybraných procesů v dané oblasti na platformách MS SharePoint a Nintex Workflow + Forms. Řešení umožňuje efektivně evidovat a zpracovávat široké spektrum smluvních dokumentů a podpořit práci uživatelů s danými typy dokumentů (schvalovací workflow, automatické notifikace, vypořádání připomínek a komentářů, verzování, archivace, vyhledávání atd.).

Automatizace procesů a workflow

Předpokladem pro zvýšení efektivity organizace je znalost vlastních procesů, identifikace těch klíčových a jejich standardizace. Automatizací, která zajišťuje standardizaci často se opakujících procesů, lze dosáhnout významných úspor. Na základě analýzy a popisu procesů vytváříme vizualizovaná workflow, s uživatelsky přívětivými formulářovým rozhraními,která jsou často integrovaná na další systémy.

Výhodou vizualizace workflow je možnost zaškolení uživatelů, aby mohli dílčí změny v procesech provádět sami. Reflektování skutečného stavu procesů v nástroji je podmínkou pro jeho reálné používání. Pomocí dalších funkcí lze dále sledovat stav procesu/workflow, vyhodnocovat statistiky včetně promítnutí do KPI jednotlivých pracovníků atd.

Biometrický podpis

Biometrický podpis, coby moderní technologie, otevírá možnosti společnostem, které chtějí vhodně urychlit a zpříjemnit jednání se svými koncovými zákazníky a partnery a rovněž zvýšit zabezpečení této komunikace.

Biometrickým podpisem rozumíme digitální podpis vzniklý nasnímáním vlastnoručního podpisu a obsahující statické i dynamické (biometrické) vlastnosti podpisu.

Umožňuje redukovat množství listinných dokumentů a urychlovat procesy. Jeho zavedením se sníží náklady na tisk, archivaci a digitalizaci papírových dokumentů, které jsou v elektronické podobě k dispozici kdykoli a komukoli, kdo k nim má mít přístup.

Dokument podepsaný biometrickým podpisem je jednoznačně spojen s identitou podepisující se osoby. Klesá možnost podvodného jednání, například změny v podepsaném dokumentu nejsou možné. Odpadá potřeba listinné archivace, informace z elektronických dokumentů lze efektivně vytěžovat pomocí speciálních nástrojů.

Více v produktovém listu Biometrický podpis

Důvěryhodné úložiště

Pracujete s citlivými dokumenty a informacemi, jejichž ztráta či znehodnocení může přinést velké riziko? Naše řešení nazvané Důvěryhodné úložiště garantuje bezpečné uložení a archivaci dokumentů. Aplikace Důvěryhodné úložiště umožňuje ukládat jakékoliv soubory přímo z prostředí DMS do Důvěryhodného úložiště. To se pak stará o naplnění všech postupů nutných k dlouhodobému zajištění právní relevance uložených dokumentů.

Základním stavebním kamenem Důvěryhodného úložiště je serverové řešení, které může být umístěno u zákazníka či v našem chráněném serverovém prostoru s geograficky rozdělenou zálohou. Výhodou Důvěryhodného úložiště je, v případě využití našeho již hotového konektoru, možnost ovládání z prostředí MS SharePoint, ve kterém vystupuje jako aditivní funkcionalita. Pro ovládání pak slouží funckionality, které se nainstalují na MS SharePoint a uživatelé je používají jako ostatní standardní funkce.

Spisová služba

Potřebujete vést evidenci spisů či písemností a jejich pohybu nebo zpracovávat došlá podání v papírové formě? Chtěli byste mít došlá podání, knihu vypravené pošty, knihu korespondence a knihu rejstříků přehledně na jednom místě?

V oblasti evidence a řízení oběhu spisů, písemností a dokumentů uvnitř i vně organizace nabízíme ucelené řešení produktového typu nazvané Spisová služba Acta. Jde o elektronický systém spisové služby sloužící k udržení přehledu o stavu, změnách a pohybu písemností v organizaci s možností příjmu došlých a vypravení písemností poštou, emailem nebo datovými schránkami. Práce s jednotlivými spisy je řízena definovanými procesy. Každá změna v evidenci a pohybu je zaznamenána a tedy dohledatelná. Aplikace používá jednoduché a intuitivní uživatelské rozhraní s navigační nabídkou zobrazení po jednotlivých funkčních oblastech.